Instytut Europy Środkowej - Zaproszenie do składania ofert (2021-002) pn. Serwis sprzętu komputerowego dla Instytutu Europy Środkowej w 2021 r.

Zaproszenie do składania ofert pn. „Serwis sprzętu komputerowego dla Instytutu Europy Środkowej w 2021 r .”

Znak postępowania: 1/zo/IES/02/2021

1. Zamawiający: Instytut Europy Środkowej, ul. Niecała 5, 20-080 Lublin,
NIP: 712 337 88 11
REGON: 382102374

2. Tryb udzielenia zamówienia:
Postępowanie prowadzone jest zgodnie z procedurą udzielania zamówień publicznych poniżej 130 000,00 złotych netto ustawy z dnia 11 września 2019r. (Dz.U. z 2019 poz. 2019), dalej zwana ustawą oraz zgodnie z obowiązującym Regulaminem zamówień publicznych obowiązującym w Instytucie Europy Środkowej.
3. Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest serwisowanie sprzętu komputerowego w Instytucie Europy Środkowej w 2021 r.
Zamawiający oczekuje od Wykonawcy na całym etapie realizowania Zamówienia możliwości zdalnego logowania w celu zdiagnozowania wad i usterek sprzętu oraz w zależności od możliwości, zdalną naprawę sprzętu.

4. Zamawiający dopuszcza składania ofert częściowych:
1) sprzęt marki APPLE;
2) sprzęt marki: DELL, Lenovo, Asus, komputery stacjonarne
3) serwis drukarek i xero
4) serwis sprzętu IT - serwerownia
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do zaproszenia (odpowiednio dla części).
Wykonawca może złożyć ofertę na dowolną liczbę części zamówienia. Maksymalna liczba części, na które Wykonawca może złożyć ofertę to 4 części. Ofertę należy złożyć zgodnie ze wzorem formularza oferty stanowiącym załącznik do zaproszenia.

5. Osoby upoważnione do kontaktu: Andrzej KOMA (tel.: 81 532 29 07, w. 14, mail: andrzej.koma@ies.lublin.pl)

6. Okres obowiązywania umowy: od dnia zawarcia umowy do 31 grudnia 2021 r. lub do wykorzystania środków finansowych dla każdej z części zamówienia.
7. Termin związania ofertą: okres związania ofertą wynosi 30 dni licząc od upływu terminu składania ofert.
8. Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zadania następujące kwoty dla poszczególnych części:
a) Cz. 1 - Serwis sprzętu marki Apple – maksymalna kwota: 17.000,00 zł netto.
b) Cz. 2 – Serwis sprzętu marki Dell, Lenovo, Asus, komputery stacjonarne – maksymalna kwota: 15.300.00 zł netto.
c) Cz. 3 – Serwis drukarek i xero – maksymalna kwota: 7.500,00 zł netto.
d) Cz. 4 – Serwis sprzętu IT – maksymalna kwota: 2.500,00 zł netto.
Całkowita kwota zamówienia dla poszczególnej części będzie uzależniona od bieżących potrzeb Zamawiającego. Wykonawca nie będzie rościł żadnych dodatkowych żądań w stosunku do Zamawiającego w przypadku niewykorzystania wszystkich przewidzianych dla każdej z części środków.
9. Opis sposobu przygotowania oferty:
1) Ofertę w formie pisemnej należy sporządzić zgodnie ze wzorem formularza oferty stanowiącym załącznik do zaproszenia.
2) Oferta winna być podpisana przez osobę (osoby) uprawnioną do występowania w imieniu Wykonawcy. Wszystkie załączniki do oferty, stanowiące oświadczenia powinny być również podpisane przez upoważnionego przedstawiciela. Zakres reprezentacji przedsiębiorcy musi wynikać z dokumentów przedstawionych przez Wykonawcę.
3) Do oferty należy dołączyć wymagane oświadczenia i dokumenty oraz pełnomocnictwo, jeśli jest wymagane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.
4) Wszystkie strony oferty, a także miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, winny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę.
5) Wykonawca powinien umieścić ofertę w zamkniętej kopercie (opakowaniu), uniemożliwiającym odczytanie zawartości przez Zamawiającego: Instytut Europy Środkowej, ul. Niecała 5, 20-080 Lublin oraz opisane:
„Oferta na serwis sprzętu komputerowego dla Instytutu Europy Środkowej w 2021 r., oznaczenie sprawy: 1/zo/02/2021”, z dopiskiem: Nie otwierać przed dniem 26.02.2021, godz. 14:30
Koszty opracowania i złożenia oferty ponosi Wykonawca.
6) Wykonawca może złożyć w prowadzonym postępowaniu wyłącznie jedną ofertę.

9. Opis sposobu obliczenia ceny oferty.
1) Wykonawca określi cenę całkowitą oferty brutto dla przedmiotu zamówienia, odpowiednio dla części, zgodnie ze wzorem formularza oferty stanowiącym załącznik do zaproszenia.
2) Cena podana w ofercie winna obejmować wszystkie koszty i opłaty, jakie powstaną w związku z wykonaniem zamówienia oraz
z warunkami i wymaganiami stawianymi przez Zamawiającego.
3) Wszystkie obliczenia winny być dokonywane zgodnie z zasadami arytmetyki z zaokrąglaniem wyników do dwóch miejsc po przecinku.

10. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert:
1) Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: Instytut Europy Środkowej, ul. Niecała 5, 20-080 Lublin, lub przesłać mailem (w formie załącznika, bez możliwości odczytania treści) na adres: andrzej.derylo@ies.lublin.pl, w terminie do dnia:26.02.2021 r. do godz. 14.30.
3) Oferty zostaną otwarte w dniu: 26.02.2021r. o godz. 15:00, w siedzibie Zamawiającego, sala nr 1 (sala konferencyjna)
4) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
5) Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
11. Kryteria oceny ofert, dotyczy wszystkich części
a) Czas reakcji na zgłoszoną usterkę - 30%
Punkty będą przyznawane ofertom Wykonawców, na podstawie deklaracji w złożonych ofertach, zgodnie z poniższym:
czas reakcji - do 1 godziny. - 30 pkt
czas reakcji - do 2 godzin – 20 pkt
czas reakcji do - 3 godzin - 10 pkt.
czas reakcji powyżej 3 godzin - 0 pkt.
W tym kryterium oferta Wykonawcy może uzyskać maksymalnie 30 pkt.

b) Czas naprawy sprzętu po zdiagnozowaniu – przy dostępności niezbędnego sprzętu – 30%
czas naprawy - do 2 dni. - 30 pkt
czas naprawy- do 3 dni – 20 pkt
czas naprawy do - 5 dni - 10 pkt.
czas naprawy powyżej 5 dni - 0 pkt.
W tym kryterium oferta Wykonawcy może uzyskać maksymalnie 30 pkt.

c) cena – 40% - koszt jednej roboczo/godziny
C = (cena najniższa spośród wszystkich ofert/cena badanej oferty)* 40%
W tym kryterium oferta Wykonawcy może uzyskać maksymalnie 40 pkt.
Łączna punktacja przyznana ofertom Wykonawców:
W=a)+b)+c)
Łącznie oferta najkorzystniejsza może uzyskać maksymalnie 100 pkt.
W celu obliczenia punktów wyniki poszczególnych działań matematycznych będą zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku lub z większą dokładnością, jeśli będzie to konieczne.
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w zaproszeniu i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria oceny ofert.
13. Wyjaśnienia treści złożonych ofert, dokumentów, oświadczeń, wezwanie do uzupełnienia oświadczeń i dokumentów oraz poprawianie omyłek:
Zamawiający w toku badania i oceny ofert może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz treści złożonych oświadczeń i dokumentów, a także wzywać do uzupełnienia oświadczeń i dokumentów.
14. Zawarcie umowy:
1) Zamawiający zawrze umowę według wzoru zawartego w załączniku nr 2 do Zaproszenia, z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę, odpowiednio do części.
2) Jeżeli oferta Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia zostanie wybrana, Zamawiający przed zawarciem umowy zastrzega sobie możliwość żądania przedłożenia umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.
3) Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.
15. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieudzielenia zamówienia, bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych.
16. W sprawach nieuregulowanych Zaproszeniem stosuje się obowiązujące przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne przepisy właściwe dla przedmiotu zamówienia.
17. W niniejszym postępowaniu Wykonawcom nie przysługują środki ochrony prawnej wynikające z ustawy PZP.
18. RODO:
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
a) Jest administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób, których dane Wykonawca przekazał w niniejszym postępowaniu; dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pn.: „serwis sprzętu komputerowego dla Instytutu Europy Środkowej w 2021 r.” (Znak postępowania: 1/zo/IES/02/2021) prowadzonym w trybie zapytania ofertowego;
b) Inspektorem ochrony danych osobowych w Instytucie Europy Środkowej ul. Niecała 5, 20-080 Lublin jest Pan Paweł Jarosz, która jest dostępna pod adresem e-mail: pawel.jarosz@ies.lublin.pl
c) odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 i 74 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. 2019 poz. 2019)
d) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
e) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio go dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
f) w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
g) Wykonawca posiada:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Wykonawcy;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych, o ile ich zmiana nie skutkuje zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie narusza integralności protokołu oraz jego załączników;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO;
h) Wykonawcy nie przysługuje:
• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Załączniki:
1) załącznik nr 1 – opis przedmiotu zamówienia
2) załącznik nr 2 – formularz oferty,
3) Załącznik nr 3 – wzór umowy