Instytut Europy Środkowej

Zaproszenie do składania ofert pn. „Usługa wykonania korekty specjalistycznej w j. angielskim”

(oznaczenie sprawy:  1/zo/IES/03/2023)

 

1. Zamawiający: Instytut Europy Środkowej, ul. Niecała 5, 20-080 Lublin,

NIP: 712 337 88 11

REGON: 382102374

 

2. Tryb udzielenia zamówienia:

Postępowanie prowadzone jest zgodnie z procedurą udzielania zamówień publicznych poniżej 130 000,00 złotych netto ustawy z dnia 11 września 2019r. (Dz.U z 2022 r. poz. 1710 ze zm.), dalej zwana ustawą oraz zgodnie z obowiązującym Regulaminem zamówień publicznych obowiązującym w Instytucie Europy Środkowej.

 

3. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usługi korekty specjalistycznej w języku angielskim (proofreading) w zakresie:

1. Podwójna korekta (przed składem na dokumencie Word i po składzie na dokumencie PDF):

   Roczniki (2 zeszyty, każdy po 15 arkuszy wydawniczych): 30 arkuszy wydawniczych = 666 stron

   IEŚ Policy Papers (11 numerów, każdy po 2,5 arkusza wydawniczego): 27,5 arkusza wydawniczego = 611 stron

   Prace IEŚ (2 numery, każdy po 2,5 arkusza wydawniczego): 5 arkuszy wydawniczych = 111 stron

   Monografia (jedna, 10 arkuszy wydawniczych): 10 arkuszy wydawniczych = 222 strony

   Monografia (jedna, 8 arkuszy wydawniczych): 8 arkuszy wydawniczych = 177 stron

   Monografia (jedna, 6 arkuszy wydawniczych): 6 arkuszy wydawniczych = 133 strony

   Praca IEŚ (jedna 2 arkusze wydawnicze): 2 arkusze wydawnicze = 44 strony

2. Pojedyncza korekta (na dokumencie Word):

Komentarze IEŚ (10 arkuszy wydawniczych): 222 strony

 

Uwaga: 1 strona = 1800 znaków ze spacjami

 

Zamówienie obejmuje usługę korekty językowej przeprowadzonej przez native speakera języka angielskiego – osobę, która posługuje się językiem angielskim jako językiem ojczystym – z odpowiednim przygotowaniem w zakresie korekty językowej polegającą na sprawdzeniu tekstu pod kątem poprawności językowej oraz naniesieniu ewentualnych korekt na wcześniej przetłumaczony tekst. W zakres korekty wchodzą:

Sprawdzenie tekstu pod kątem błędów językowych (ortograficznych, interpunkcyjnych, gramatycznych, stylistycznych) zgodnie z brytyjską normą językową;

Wyeliminowanie literówek;

Pilnowanie konsekwencji zapisu np. dat, skrótów, inicjałów imion;

Pilnowanie poprawności użycia dywizu i pauzy oraz cudzysłowów;

Ujednolicanie zapisu tytułów np. rozdziałów, podrozdziałów (konsekwentny zapis małymi lub dużymi literami);

Sprawdzenie poprawności zapisu przypisów i bibliografii (np. literówki, cudzysłowy);

Zaznaczenie niejasnych słów czy zdań i ewentualne sugerowanie wersji poprawnych;

Dla wersji po składzie: konieczność ponownego przeczytania tekstu ze zwróceniem uwagi na problemy związane np. z dzieleniem wyrazów, wiszącymi spójnikami.

 

Zamawiający oczekuje od Wykonawcy na całym etapie realizowania Zamówienia, należytej staranności, wysokiej jakości świadczonych usług oraz profesjonalnego podejścia do jego wykonania.

 

Określenie przedmiotu zamówienia za pomocą kodów CPV:

79821100-6 Usługi korektorskie

 

4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Wykonawca może złożyć ofertę wyłącznie na całość zamówienia. Ofertę należy złożyć zgodnie ze wzorem formularza oferty stanowiącym załącznik do zaproszenia.

 

5. Osoby upoważnione do kontaktu: Anna Paprocka (tel.: 695 111 154; mail: paprocka@ies.lublin.pl)
6. Okres obowiązywania umowy: od dnia następującego po dniu zawarcia umowy do 31 grudnia 2023 r.
7. Termin związania ofertą: okres związania ofertą wynosi 30 dni licząc od upływu terminu składania ofert.
8. Warunki udziału w postępowaniu i wymagane dokumenty:

Wykonawca spełni warunek, jeśli skieruje do realizacji zamówienia co najmniej jednego native speakera, który posiada niezbędną wiedzę popartą minimum 2 letnim doświadczeniem w korekcie tekstów naukowych z dziedziny politologii (proofreading) z języka angielskiego zdobytym w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert.  Wykonawca wskazuje dane osoby skierowane do wykonywania zamówienia wraz opisem doświadczenia w formularzu oferty.

 

9. Opis sposobu przygotowania oferty:

• Ofertę w formie pisemnej należy sporządzić zgodnie ze wzorem formularza oferty stanowiącym załącznik do zaproszenia.
• Oferta winna być podpisana przez osobę (osoby) uprawnione do występowania w imieniu Wykonawcy (do oferty winno być dołączone pełnomocnictwo w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę). Wszystkie załączniki do oferty stanowiące oświadczenia powinny być również podpisane przez upoważnionego przedstawiciela. Zakres reprezentacji przedsiębiorcy musi wynikać z dokumentów przedstawionych przez Wykonawcę.
• W przypadku złożenia oferty w formie elektronicznej oferta musi być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę umocowaną do działania w imieniu Wykonawcy (podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny). Prawdziwość danych posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego, zawierający imię (imiona), nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL przez osobę umocowaną do działania
• Do oferty należy dołączyć wymagane oświadczenia i dokumenty oraz pełnomocnictwo, jeśli jest wymagane.
• Wszystkie strony oferty, a także miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, winny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę.
• Wykonawca powinien umieścić ofertę w zamkniętej kopercie (opakowaniu), uniemożliwiającym odczytanie zawartości bez Zamawiającego: Instytut Europy Środkowej, ul. Niecała 5, 20-080 Lublin oraz opisane:

„Oferta na Usługę wykonania korekty specjalistycznej w j. angielskim”. Nie otwierać przed dniem otwarcia ofert.

• Koszty opracowania i złożenia oferty ponosi Wykonawca.
• Wykonawca może złożyć w prowadzonym postępowaniu wyłącznie jedną ofertę.

 

10. Opis sposobu obliczenia ceny oferty.

• Wykonawca określi cenę całkowitą oferty brutto dla przedmiotu zamówienia, zgodnie ze wzorem formularza oferty stanowiącym załącznik do zaproszenia.
• Cena podana w ofercie winna obejmować wszystkie koszty i opłaty, jakie powstaną w związku z wykonaniem zamówienia orazz warunkami i wymaganiami stawianymi przez Zamawiającego.

• Wszystkie obliczenia winny być dokonywane zgodnie z zasadami arytmetyki z zaokrąglaniem wyników do dwóch miejsc po przecinku.

11. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert:

1) Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: Instytut Europy Środkowej, ul. Niecała 5, 20-080 Lublin albo przesłać mailem (w formie załącznika,) na adres: zam.pub@ies.lublin.pl w terminie do dnia: 31.03.2023 r. do godz. 12.30. Oferty zostaną otwarte w dniu: 31.03.2023 r. o godz. 13.30 w siedzibie Zamawiającego, sala nr 1 (sala konferencyjna) bez udziału osób trzecich.

2) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

3) Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

12. Kryteria oceny ofert.

 a) Doświadczenie w wykonywaniu korekty specjalistycznej tekstów naukowych z dziedziny politologii (D) – 40%

 punkty w tym kryterium przyznawane będą na podstawie deklaracji Wykonawcy złożonej w formularzu oferty.

- powyżej 50 publikacji – 40 pkt

- 21-50 publikacji – 30 pkt

- 10-20 publikacji – 20 pkt

- poniżej 10 publikacji – 10 pkt

W tym kryterium oferta Wykonawcy może uzyskać maksymalnie 40 pkt.

 b) Czas realizacji (publikacja – 0,5 arkusza wydawniczego (R) – 30%

punkty w tym kryterium przyznawane będą na podstawie deklaracji Wykonawcy złożonej w formularzu oferty.

- 2 dni – 30 pkt

- 3-4 dni – 20 pkt

- powyżej 4 dni – 10 pkt

W tym kryterium oferta Wykonawcy może uzyskać maksymalnie 30 pkt.

 c) cena – 30%

 C =(cena najniższa spośród wszystkich ofert/cena  badanej oferty) x 30%

W tym kryterium oferta Wykonawcy może uzyskać maksymalnie 30 pkt.

W=D+R+C

Łącznie oferta najkorzystniejsza może uzyskać maksymalnie 100 pkt.

W celu obliczenia punktów wyniki poszczególnych działań matematycznych będą zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku lub z większą dokładnością, jeśli będzie to konieczne.

Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w zaproszeniu i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria oceny ofert.

13. Wyjaśnienia treści złożonych ofert, dokumentów, oświadczeń, wezwanie do uzupełnienia oświadczeń i dokumentów oraz poprawianie omyłek:

Zamawiający w toku badania i oceny ofert może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz treści złożonych oświadczeń i dokumentów, a także wzywać do uzupełnienia oświadczeń i dokumentów.

14. Zawarcie umowy:

• Zamawiający zawrze umowę według projektu z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę.
• Jeżeli oferta Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia zostanie wybrana, Zamawiający przed zawarciem umowy zastrzega sobie możliwość żądania przedłożenia umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.
• Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieudzielenia zamówienia, bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych.

15. W sprawach nieuregulowanych Zaproszeniem stosuje się obowiązujące przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne przepisy właściwe dla przedmiotu zamówienia.
16. W niniejszym postępowaniu Wykonawcom nie przysługują środki ochrony prawnej wynikające z ustawy PZP.
17. RODO:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

a) Jest administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób, których dane Wykonawca przekazał w niniejszym postępowaniu; dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pn.: „usługa wykonania korekty specjalistycznej w j. angielskim” (Znak postępowania:2/zo/IES/12/2020) prowadzonym w trybie zapytania ofertowego;

b) Inspektorem ochrony danych osobowych w Instytucie Europy Środkowej ul. Niecała 5, 20-080 Lublin jest Pan Paweł Jarosz, która jest dostępna pod adresem e-mail: jarosz@ies.lublin.pl

c) odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843) dalej „ustawa Pzp”;

d) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

e) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio go dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

f) w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

g) Wykonawca posiada:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Wykonawcy;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych, o ile ich zmiana nie skutkuje zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie narusza integralności protokołu oraz jego załączników;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO;

h) Wykonawcy nie przysługuje:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

 

Wybór najkorzystniejszej oferty

Działając w imieniu Instytutu Europy Środkowej informuję, że do realizacji zamówienia pn „Usługa wykonania korekty specjalistycznej w j. angielskim” oznaczenie sprawy: 1/zo/IES/03/2023 został wybrany Wykonawca  Smaller Earth Poland sp z o.o. ul. Zamojska 8/9, 20-105 Lublin

Kryteria oceny oferty Smaller Earth Poland Sp. z o.o.:

1) Doświadczenie w wykonywaniu korekty specjalistycznej tekstów naukowych
z dziedziny politologii-- powyżej 50 publikacji – 40 pkt

 

2) Czas realizacji (publikacja – 0,5 arkusza wydawniczego )-  2 dni – 30 pkt

 

3) Cena  118 307,00zł – 30 pkt

 

4) Łącznie oferta Smaller Earth Poland sp z o.o. ul. Zamojska 8/9, 20-105 Lublin uzyskała 100 pkt

 

Pozostałe oferty:  MD online Sp. o.o., ul. Kłobucka 7,02-699 Warszawa

Kryteria oceny oferty MD online Sp. o.o., ul. Kłobucka 7,02-699 Warszawa:

1) Doświadczenie w wykonywaniu korekty specjalistycznej tekstów naukowych
z dziedziny politologii-- powyżej 50 publikacji – 40 pkt

 

2) Czas realizacji (publikacja – 0,5 arkusza wydawniczego )-  3 dni – 30 pkt

 

3) Cena  129 661,56zł – 27,37 pkt

 

4) Łącznie oferta MD online Sp. o.o., ul. Kłobucka 7,02-699 Warszawa uzyskała
97,37 pkt