Kodeks etyki wydawniczej „Rocznika Instytutu Europy Środkowo-Wschodniej”

Wstęp

1. Redakcja „Rocznika Instytutu Europy Środkowo-Wschodniej” („Rocznik IEŚW”) kieruje się zasadami określonymi przez COPE – Committee on Publication Ethics (Komitet ds. Etyki Publikacyjnej), zawartymi w Kodeksie postępowania COPE.
2. W trakcie przygotowywania i publikowania opracowań naukowych ważne jest określenie standardów etycznego zachowania się stron zaangażowanych w proces publikacji: autora, redakcji, recenzenta i wydawcy. Strony te powinny przestrzegać zasad i wypełniać obowiązki określone przez redakcje czasopism naukowych, które z kolei powinny mieć na celu najwyższą jakość publikacji, a także, kierując się odpowiedzialnością społeczną, uwzględniać rzetelność i uczciwość w poszukiwaniu, tworzeniu i przekazywaniu wiedzy oraz wskazywaniu pochodzenia wykorzystywanych i rozpowszechnianych informacji.
3. W tym celu ustala się Kodeks etyki wydawniczej „Rocznika IEŚW” (Kodeks) – dokument, który ma służyć ukierunkowaniu działań wszystkich osób uczestniczących w procesie wydawania i publikowania prac w „Roczniku IEŚW”. Kodeks został przygotowany po to, aby jego adresaci mogli zapoznać się i postępować zgodnie z przyjętymi zasadami, które obowiązują na wszystkich etapach procesu wydawniczego.

Części Kodeksu

W skład Kodeksu etyki wydawniczej wchodzą następujące rozdziały:

1. Cele Kodeksu
2. Adresaci Kodeksu
3. Zasady etyki wydawniczej
4. Procedura weryfikacji pracy i publikacji
5. Załączniki

Rozdział I
Cele Kodeksu

Kodeks ma na celu:

1. Polepszenie pracy wszystkich członków redakcji i osób zaangażowanych w publikację artykułów zgłoszonych do „Rocznika IEŚW”;
2. Wyznaczenie kryteriów i wartości, które powinny wpływać na etyczną postawę autorów, członków redakcji i wszystkich osób zaangażowanych w publikację prac w „Roczniku IEŚW”;
3. Powstrzymanie praktyk, które nie byłyby zgodne z założeniami redakcji oraz wpływałyby negatywnie na wynik recenzji czy publikację artykułów w „Roczniku IEŚW”.

Rozdział II
Adresaci Kodeksu

Podmiotami, do których skierowane są postanowienia Kodeksu, są wszystkie osoby zaangażowane w proces publikacji prac naukowych, które ukazują się w „Roczniku IEŚW”. Wśród nich znajdują się:

1. Autorzy – osoby fizyczne, które tworzą dzieło;
2. Rada naukowa – niezależny organ kolegialny, w skład którego wchodzą specjaliści z różnych dziedzin. Podstawowym celem gremium jest dbanie o realizację misji czasopisma i zgodność z jego profilem tematycznym;
3. Komitet redakcyjny – zespół odpowiedzialny za planowanie i realizację polityki wydawniczej oraz zatwierdzanie prac. Zespół określa, czy opracowania spełniają wymogi stawiane pracom publikowanym w „Roczniku IEŚW”, a także ustala, realizuje i ulepsza politykę wydawniczą;
4. Recenzenci – specjaliści w danej dziedzinie wiedzy, mający za zadanie weryfikację pod względem formalnym i merytorycznym zgłoszonej pracy, wskazanie na potrzebę jej ewentualnej modyfikacji, a następnie wydanie opinii o jej odrzuceniu albo przyjęciu do publikacji;
5. Redaktor naczelny – członek komitetu redakcyjnego, który nim kieruje oraz czuwa nad poziomem naukowym prac zgłoszonych do publikacji w „Roczniku IEŚW”.

Rozdział III
Zasady etyki wydawniczej

Zasada 1 – Odpowiedzialność

1. Odpowiedzialność to zdolność do ponoszenia konsekwencji własnych czynów. Wiąże się ona również ze staraniem o to, aby osoby ze środowiska zawodowego, a zwłaszcza współpracownicy, prezentowali taką samą postawę i byli zdolni do przyjmowania rezultatów swoich działań i zaniechań.
2. Autor powinien:
   1. informować o istnieniu konfliktu interesów, zwłaszcza finansowych, które mogą wpływać na treść artykułu lub jego odbiór;
   2. podać wkład poszczególnych autorów w powstanie artykułu (z podaniem informacji na temat autorstwa koncepcji, założeń, metod, badań, a także afiliacji poszczególnych autorów). Główną odpowiedzialność ponosi osoba zgłaszająca artykuł;
   3. ujawniać źródła wsparcia finansowego, pochodzącego od instytucji naukowo-badawczych i innych podmiotów, udzielonego na rzecz badań, których wyniki zostały wykorzystane w artykule (financial disclosure);
   4. niezwłocznie zawiadomić redaktora naczelnego i sekretarza redakcji, gdy dostrzeże błąd lub istotną nieścisłość w swoim artykule, który został opublikowany;
   5. współpracować z redakcją w celu usunięcia czy poprawienia błędu lub istotnej nieścisłości;
   6. stosować ściśle wymogi redakcyjne.
3. Komitet redakcyjny powinien:
   1. określić i upublicznić zasady recenzji, aby autorzy wiedzieli, jakie są kryteria oceny;
   2. podejmować decyzje o potrzebie dokonania zmian, o odrzuceniu lub przyjęciu artykułu do publikacji, biorąc pod uwagę jego wartość merytoryczną, oryginalność, jasność zaprezentowanego wywodu i zgodność z profilem tematycznym „Rocznika IEŚW”;
   3. być gotowy do wyjaśnienia i uzasadnienia wszelkich wątpliwości powstałych podczas oceny artykułu;
   4. gwarantować wysoki poziom merytoryczny artykułów, a wtedy, gdy jest to konieczne, zamieszczać poprawki, wyjaśnienia, przeprosiny;
   5. niezwłocznie dokonywać sprostowań, gdy w artykule zostaną dostrzeżone istotne błędy.
4. Recenzent:
   1. powinien zawiadomić redaktora naczelnego o istnieniu konfliktu interesów, który uniemożliwia recenzowanie danego artykułu;
   2. nie może oceniać artykułu, jeśli zachodzi taki konflikt interesów;
   3. powinien powiadomić redaktora naczelnego i wycofać się z udziału w procesie recenzowania, jeśli uzna, że nie ma odpowiednich kwalifikacji, aby ocenić artykuł, lub dojdzie do wniosku, że recenzja w określonym terminie jest niemożliwa do wykonania;
   4. powinien niezwłocznie zawiadomić redaktora naczelnego o każdej okoliczności, która jest wystarczającą podstawą do nieprzyjęcia artykułu do publikacji;
   5. powinien oceniać tylko zawartość merytoryczną artykułu, a każdą uwagę uzasadnić w formularzu recenzji.

Zasada 2 – Uczciwość

1. Komitet redakcyjny dba o sprawiedliwe postępowanie, bez pośredniego lub bezpośredniego faworyzowania i dyskryminowania kogokolwiek. Osoby zaangażowane w proces publikacji nie mogą tolerować plagiatu lub innego nieetycznego postępowania.
2. Komitet redakcyjny:
   1. nie powinien publikować artykułów, które budzą podejrzenie co do uczciwości autora. Redaktor naczelny w takiej sytuacji jest zobowiązany zwrócić się do osoby podającej się za autora o złożenie wyjaśnień;
   2. przeciwdziała zjawiskom takim jak ghostwriting i guest authorship, a w ramach tych działań wymaga podania wkładu poszczególnych autorów w powstanie artykułu (z podaniem informacji na temat autorstwa koncepcji, założeń, metod, badań, a także afiliacji poszczególnych autorów);
   3. nie może tolerować plagiatu ani innego nieetycznego postępowania, a w razie potrzeby powinien usunąć artykuł, który powstał z naruszeniem zasad etycznych;
   4. decyduje o poinformowaniu o wykrytym nieetycznym postępowaniu instytucji zatrudniających autorów, towarzystw naukowych i in.
3. Autorem jest tylko ten, kto wniósł istotny wkład w przygotowanie koncepcji lub projektu pracy oraz wykonanie badania lub interpretację jego wyników. Każdy, kto wniósł odpowiedni wkład, powinien być wskazany jako współautor. Autor powinien:
   1. zapewnić, że:
      • wszyscy współautorzy zostali wymienieni;
      • każdy z nich zapoznał się z ostateczną wersją pracy i ją zaakceptował;
      • wszyscy współautorzy są zgodni co do publikacji pracy w „Roczniku IEŚW”;
   2. wskazać osoby (np. w formie podziękowania), które uczestniczyły w opracowaniu szczegółowych informacji dotyczących ustawodawstwa lub orzecznictwa, oraz te osoby, które udzieliły innej specjalistycznej pomocy podczas przygotowywania artykułu;
   3. przedstawić oświadczenie potwierdzające, że:
      • jest autorem danego artykułu;
      • wykazał ewentualnych współautorów artykułu, a także autorów koncepcji, założeń, metod, badań wykorzystanych w artykule;
      • ostateczna wersja tekstu przesłana redakcji została przez niego zaakceptowana;
      • wszystkie źródła wykorzystane do przygotowania artykułu wykazano w postaci przypisów i bibliografii, z uwzględnieniem własnych opublikowanych prac;
      • wszystkie wypowiedzi lub fragmenty prac innych autorów przytoczone w artykule są odpowiednio wyróżnione i oznaczone przypisami;
      • wszystkie wykorzystane w artykule informacje pozyskano w sposób etyczny;
      • ujawniono możliwe konflikty interesów oraz źródła wsparcia finansowego udzie
      • artykuł jest dziełem oryginalnym, nie był i nie będzie publikowany gdzie indziej
4. Uznaje się, że praca została opublikowana wcześniej, jeśli zachodzi jedna z poniższych okoliczności:
   1. tekst został już opublikowany w całości (w tym w księdze pamiątkowej lub materiałach z konferencji);
   2. w nadesłanym tekście wykorzystano duże fragmenty opublikowanych już prac autora.
5. Recenzent:
   1. nie może wykorzystywać dla własnych korzyści informacji i pomysłów, z którymi zapoznał się podczas oceny pracy;
   2. bez zgody komitetu redakcyjnego nie może ujawniać pracy osobom trzecim i nie może jej omawiać z innymi ekspertami;
   3. obowiązany jest zachowywać obiektywizm. Krytyka osobista autora jest niedopuszczalna;
   4. powinien przedstawiać swój punkt widzenia w sposób jasny, wykorzystując do tego merytoryczne argumenty.

Zasada 3 – Przejrzystość

Z wyjątkiem przypadków określonych w prawie i w Kodeksie etyki wydawniczej „Rocznika IEŚW” należy zapewnić przejrzystość wszystkich działań w zakresie przyjmowania, opiniowania, edycji i publikacji prac. Zasada przejrzystości zobowiązuje wszystkich zaangażowanych w te czynności do udzielania użytecznych, rzeczowych, zrozumiałych i wiarygodnych informacji. Dlatego należy:

1. zachowywać nienaruszalność dokumentacji, która została zgromadzona w trakcie procedury publikacyjnej;
2. odpowiadać niezwłocznie na uwagi autorów, proponując im odpowiednie rozwiązania;
3. poinformować autorów o specyfice i przebiegu procesu recenzji, jak również uzasadniać każdą zmianę w jego przebiegu;
4. informować autorów o każdym etapie procesu wydawniczego, na którym znajduje się w danej chwili nadesłany tekst, jak również o wnioskach recenzji.

Zasada 4 – Poufność

Zasada poufności dotyczy tego, że wszystkie osoby zaangażowane w proces publikacji zobowiązane są do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, które uzyskały podczas wykonywania swoich zadań. Z tego względu należy:

1. trzymywać w tajemnicy i traktować jako poufne informacje dotyczące każdej pracy;
2. apewnić poufność procesu recenzji poprzez nieujawnianie tożsamości autora recenzentom oraz nieujawnianie tożsamości recenzentów autorowi (zapewnia to procedura double-blind review). Tożsamość autorów i recenzentów jest chroniona;
3. nie udostępniać żadnych informacji dotyczących nadesłanego artykułu innym osobom niż autor, kandydat na recenzenta, recenzent lub redaktor czasopisma;
4. nie używać bez pisemnej zgody autora nieopublikowanych materiałów we własnych badaniach i pracach. Informacje i pomysły poznane podczas recenzji są poufne i nie mogą być wykorzystywane dla własnych korzyści;
5. zapewnić przeprowadzenie uczciwej recenzji. Redaktorzy powinni podejmować sprawiedliwe i bezstronne decyzje;
6. zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych autorów i recenzentów, w szczególności przed dostępem osób trzecich, oraz nie przekazywać ich innym podmiotom.

Rozdział IV
Procedura weryfikacji pracy i publikacji

Teksty przygotowane niezgodnie ze „Wskazówkami dla Autorów” nie będą przyjmowane przez redakcję. Wszystkie prace przyjęte przez redakcję – przygotowane zgodnie z tymi „Wskazówkami” – podlegają weryfikacji. Teksty są zatwierdzone do publikacji po pozytywnym zakończeniu procesu recenzji. Procedura weryfikacji pracy i publikacji składa się z następujących etapów:

1. Wstępna akceptacja i recenzja wewnętrzna
   Wstępnej merytorycznej selekcji tekstów, które potem są poddawane procedurze recenzowania, dokonuje redaktor naczelny i zastępca redaktora naczelnego. Jeśli artykuł spełnia obowiązujące wymogi, zostaje przekazany do recenzji wewnętrznej osobie wyznaczonej przez redaktora naczelnego. Etap ten trwa około 2 tygodni.
2. Recenzja zewnętrzna
   Po uzyskaniu pozytywnej recenzji wewnętrznej redaktor naczelny lub zastępca redaktora naczelnego proponuje recenzentów zewnętrznych. Do oceny każdego tekstu powołuje się co najmniej dwóch niezależnych recenzentów – specjalistów w dziedzinie, której dotyczy artykuł. Przyjmuje się model tzw. podwójnej ślepej recenzji – zarówno autor/autorzy tekstu, jak i recenzenci nie znają nawzajem swojej tożsamości (double-blind review). W zależności od długości artykułu etap ten trwa około 3 tygodni. W wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się powołanie trzeciego recenzenta.
   Recenzja musi zakończyć się jedną z następujących konkluzji:
   1. artykuł może zostać opublikowany;
   2. artykuł nie może zostać opublikowany;
   3. artykuł może zostać opublikowany pod warunkiem wprowadzenia zmian (w tym przypadku uwagi i sugestie recenzentów przesyła się autorowi, aby dokonał odpowiednich modyfikacji).
3. Korekta językowa
   Przed publikacją poszczególnych zeszytów „Rocznika IEŚW” artykuły kierowane są do korekty językowej i składu. Etap ten trwa od 1 do 3 miesięcy, w zależności od objętości artykułów wchodzących w skład zeszytu. Po przeprowadzeniu tych prac autorzy otrzymują artykuł do korekty autorskiej i zatwierdzenia w wyznaczonym terminie.
4. Publikacja
   Po naniesieniu ewentualnych drobnych uwag autorów, gotowy do druku artykuł zostaje opublikowany w zeszycie wskazanym wcześniej przez redaktora naczelnego.

Przepis końcowy

Kodeks etyki wydawniczej „Rocznika IEŚW” wchodzi w życie po zaakceptowaniu go przez Komitet Redakcyjny „Rocznika IEŚW”.